Mediation

Bij een geschil wordt steeds vaker een beroep gedaan op mediation. Beide partijen proberen dan niet via de rechter maar onder begeleiding van een onafhankelijke (professionele) derde, de mediator, in onderling overleg tot een oplossing te komen. De meest bekende toepassing voor mediation is tijdens een echtscheiding of relatiebreuk. De partijen spreken onder begeleiding van de mediator samen af onder welke voorwaarden het huwelijk of de relatie wordt beëindigd. Op die manier wordt een respectvolle scheiding zoveel mogelijk gewaarborgd.

Mediation wordt uiteraard niet alleen toegepast in familiaire sfeer. Ook bij conflicten binnen een onderneming, tussen ondernemingen, bij conflicten tussen buren of agrarische geschillen kan mediation goede uitkomsten bieden. Ons team beschikt over ervaren mediators die jou hierover kunnen adviseren.

Wat is mediation?

Mediation is een door een mediator begeleid gesprek, waarin de betrokken partijen zelf  verantwoordelijkheid dragen voor de oplossing van het tussen hen bestaande probleem of conflict. De mediator fungeert hierbij als een onpartijdige, onafhankelijke gespreksleider en/of bemiddelaar en helpt de betrokken personen bij het vinden van de best mogelijke uitkomst. Hij draagt in principe zelf geen oplossingen aan en is ook geen adviseur. Hij helpt partijen effectiever met elkaar te communiceren, zodat het wederzijds begrip voor elkaars situatie toeneemt.
Verder helpt hij standpunten te vertalen in belangen en problemen in doelen, waaraan constructief gewerkt kan worden. De gezamenlijke gesprekken worden soms afgewisseld met zogenaamde caucus-gesprekken. Dit zijn gesprekken van de mediator met partijen afzonderlijk. In deze gesprekken kunnen partijen vrij en vertrouwelijk spreken over achterliggende motieven en belangen.

Wanneer heb je mediation nodig?

Overal waar wordt samen geleefd en wordt samen gewerkt, binnen alle sectoren van de maatschappij, komen geschillen voor die met mediation opgelost kunnen worden. Denk daarbij bv. aan arbeidsgeschillen, echtscheiding, afhandeling van nalatenschappen,  buren- en omgevingskwesties, overheidsmaatregelen en vergunningen, geschillen rondom bedrijfsovernames, samenwerkingsverbanden, geschillen met afnemers of leveranciers, verzekeringskwesties, afhandeling van (letsel)schadeclaims etc. Ook wanneer een zaak al onder de rechter is wordt er steeds vaker gekeken of partijen niet alsnog het geschil geheel of ten dele kunnen oplossen met behulp van mediation. De juridische procedure wordt vervolgens opgeschort om partijen de gelegenheid te geven er in mediation alsnog uit te komen.

Doel van mediation

Het doel van mediation is te komen tot het oplossen van het ervaren conflict of geschil. Meestal betekent dat mede het herstellen van de relatie die door de escalatie is verstoord. Doorgaans ligt pas daarna de weg open om in goed onderling overleg te komen tot een voor beide partijen aanvaardbare oplossing van het conflict.

Deelnemers aan mediation zijn meestal alleen de direct in een conflict betrokken partijen en de mediator.  Echter, ook andere personen kunnen aanwezig of betrokken zijn, zoals bijvoorbeeld een vertrouwenspersoon en/of een adviseur van een partij. Partijen zullen het vooraf met elkaar eens moeten zijn over de vraag wie er (mede) aan de mediationtafel plaatsnemen en met welke betrokkenen er eventueel informatie uit de mediation mag worden gedeeld. Het is de taak van de mediator om samen met partijen te bekijken of en zo ja, welke derden/adviseurs zullen participeren in het mediationproces zelf. Daarbij is van belang dat partijen een evenwichtige verdeling van het aantal deelnemers aan de mediation ervaren.

Omdat er aan conflicten vaak aspecten zitten die specifieke deskundigheid vereisen- en de mediator niet als adviseur van partijen mag en vaak ook niet kan optreden- bestaat de mogelijkheid om binnen het mediationproces samen te werken met verschillende deskundigen. Deze deskundigen hebben een objectieve adviserende en ondersteunende rol en geven op verzoek van partijen en de mediator advies of schetsen verschillende mogelijkheden of scenario’s. Verder kunnen deze deskundigen een ondersteunende rol spelen buiten het kader van de mediation, met een positieve uitstraling op de mediation zelf.

Na de verwijzing naar Recht Direct Mediations wordt eerst telefonisch contact opgenomen met de betrokkenen om te bespreken of beide partijen bereid en in staat zijn het mediationtraject op korte termijn aan te vangen. Als dit niet het geval is geven wij de opdracht terug aan de verwijzer en informeren wij hierover de andere partij.
Bij verwijzing door de rechtbank of het gerechtshof wordt er direct met betrokken partijen een datum ingepland voor het houden van een mediationbijeenkomst.

Toezending van offerte en/of mediationovereenkomst

Indien het mediationtraject niet vergoed wordt door een verzekeraar sturen wij eerst een offerte naar de betrokken partijen/opdrachtgevers of de werkgever, alsmede een concept-mediationovereenkomst, het MfN Mediation Reglement en ons document “Werkwijze Recht Direct mediations”. Na een akkoord van partijen op de offerte en de toegezonden documenten wordt de mediator ingeschakeld.
Een MfN registermediator van Recht Direct mediations zal alleen een mediation in gang zetten als de deelnemers akkoord zijn met zowel de werkwijze van het MfN als met die van Recht Direct mediations, zoals in dit document verwoord.
Met het ondertekenen van de mediationovereenkomst, aan het begin van de eerste mediationbijeenkomst, geven betrokkenen onder andere aan dat ze bereid zijn om te trachten door middel van mediation een oplossing te bereiken van het probleem of conflict.

De mediator

Recht Direct Mediations maakt gebruik van onafhankelijke en onpartijdige MfN Registermediators. Deze mediators werken op zelfstandige basis, volgens de regels van het Nederlands Mediation Instituut en worden in opdracht van Recht Direct Mediations ingeschakeld. Op deze wijze is de onafhankelijkheid en neutraliteit alsmede de benodigde deskundigheid en ervaring van de van de bij de mediation betrokken mediator gewaarborgd. De mediator wordt door Recht Direct mediations ingeschakeld zodra alle betrokkenen per e-mail hebben laten weten akkoord te gaan met de toegezonden informatie.

De start van de mediation

Een mediation start bijna altijd met afzonderlijke voorgesprekken tenzij het gaat om een verwijzing van de rechtbank of het gerechtshof. Het doel van voorgesprekken is onder andere om te onderzoeken of de situatie wel voldoende bemiddelbaar is. Aan het begin van een afzonderlijk voorgesprek ondertekenen alle aanwezigen een op de intakefase betrekking hebbende geheimhoudingsverklaring. Indien er op de voorgesprekken een gezamenlijke bijeenkomst volgt zal de mediation geacht worden formeel aan te vangen terstond na het door de partijen en de mediator ondertekenen van de mediation-overeenkomst. Het eerste (voor)gesprek kan doorgaans, plaatsvinden binnen 5 werkdagen, nadat de deelnemers hebben laten weten akkoord te zijn met de toegezonden informatie.

Contactpersoon en communicatie

De mediator zal zelf voor beide partijen als contactpersoon optreden. Partijen verlenen de mediator toestemming procesinformatie over de voortgang van het mediationproces en het eindresultaat terug te koppelen in het geval er sprake is van een verwijzing door een rechtbank, een gerechtshof, een arbodienst en/of verzekeraar en Recht Direct mediations. Over het eindresultaat wordt slechts teruggekoppeld dat de mediation is beëindigd met of zonder resultaat en met of zonder vaststellingsovereenkomst. Bij arbeidsmediations in geval van een geslaagde exit-mediation, betreft dit verder uitsluitend de overeengekomen einddatum van het dienstverband en eventuele afspraken over de datum waarop werknemer zich hersteld heeft gemeld of (uiterlijk) zal melden. Over de inhoud van de mediation of van het bereikte resultaat zullen nooit mededelingen gedaan worden.

Tijdens de mediation

Door het ondertekenen van de mediationovereenkomst hebben partijen en de mediator verklaard zich ervoor in te spannen de mediation voortvarend te laten verlopen. Wat de werkwijze van Recht Direct mediations betreft betekent dit onder andere dat partijen bij aanvang bereid én in staat zijn gedurende het gehele traject aan tafel te blijven komen totdat er definitief al dan niet een oplossing is bereikt. Partijen en hun eventuele adviseurs kunnen tijdens de mediation vrijuit mondeling en schriftelijk voorstellen doen, standpunten innemen, hun wensen kenbaar maken, zonder dat zij hierdoor verplichtingen aangaan. Zij dienen daarbij echter af te zien van het met elkaar onderhandelen over de voorliggende kwestie buiten de mediator om.

Tijdens de mediation gemaakte afspraken binden partijen alleen voor zover deze schriftelijk tussen hen zijn overeengekomen middels een door alle partijen ondertekende vaststellingsovereenkomst. De conceptversie van de vaststellingsovereenkomst wordt in beginsel door de mediator opgemaakt en aan partijen toegestuurd, uiteraard op basis van de door partijen  zelf gemaakte afspraken. Ook het eventueel aanpassen van de concept-vaststellingsovereenkomst verloopt via de mediator. Als partijen het definitief eens zijn over de tekst van een voorliggende concept-vaststellingsovereenkomst maakt de mediator ook de definitieve vaststellingsovereenkomst op, stuurt die naar partijen toe ter ondertekening of organiseert een tekensessie, met of zonder mediator. Alleen op verzoek en dan met instemming van de mediator kan bij uitzondering van deze werkwijze afgeweken worden. In principe maken onze mediators geen (tussentijdse) gespreksverslagen.  Het staat partijen uiteraard vrij eigen aantekeningen te maken van wat tijdens de mediation besproken wordt.

Tijdsduur en kosten

De tijdsbesteding van de mediation kan per geschil, afhankelijk van het aantal betrokkenen en de complexiteit van de zaak, verschillen. Een door Recht Direct mediations uitgevoerde mediation betreft gemiddeld 2 à 3 gezamenlijke gesprekken, met een doorlooptijd van gemiddeld 5 weken. De mediator maakt in overleg met partijen een inschatting van de te verwachten totale tijdsbesteding zodat er een indicatie is van de te verwachten kosten.  De kosten van de mediator worden maandelijks in rekening gebracht voorzien van een specificatie en bij afsluiting van het mediationtraject volgt een eindnota met eindspecificatie.

Resultaat van een mediation

Een resultaatgarantie kan nooit worden afgegeven, maar uit cijfers van de Mediation federatie Nederland volgt dat meer 70% van het gemiddeld aantal mediationtrajecten slaagt.