Een goed debiteurenbeleid, hoe doe je dat?

17-05-2021 - Veel ondernemers hebben geen plan van aanpak met een tijdlijn voor het debiteurenproces. Doordat dit plan van aanpak er niet is, raken veel ondernemers het overzicht kwijt in debiteuren.

De vraag:

Hoe doe je dat nu, een goed debiteurenbeleid?

Het antwoord:

Door gebruik te maken van een vaste tijdlijn en standaard incassodocumenten. Nu hoor ik je vragen: “Hoe ziet zo een tijdlijn eruit?” Nou zo dus:

1. Betalingsherinnering

Betaalt een klant niet binnen de afgesproken termijn, stuur dan een betalingsherinnering. In deze herinnering geef je aan dat de klant nog een keer de kans krijgt om binnen de termijn te betalen. In deze brief geef je een nieuwe betalingstermijn (bijvoorbeeld 14 dagen).

Eventueel kun je voorafgaand aan het versturen van de betalingsherinnering de klant een keer bellen om te vragen waarom de rekening nog niet betaald is.

• Aanmaning

Reageert de klant niet op de betalingsherinnering, stuur dan een aanmaning. In deze brief verzoek je de klant nogmaals om tot betaling over te gaan en geeft hem een nieuwe betalingstermijn.

In deze brief geef je ook aan wanneer na het verstrijken van deze termijn geen betaling is ontvangen, je aanspraak maakt op rente en buitengerechtelijke incassokosten. Vaak werkt het ook om in deze brief alvast te vermelden dat indien niet tot betaling over wordt gegaan, een incassobureau wordt ingeschakeld. Zo trigger je de klant dat het verstandig is om zo spoedig mogelijk te betalen.

• Sommatie

Probeer nog eens telefonisch contact met de klant te leggen en dring aan op een snelle betaling – geef de klant eventueel nog enkele dagen om over te gaan tot betaling.

Reageert de klant niet op de aanmaning en niet op het telefonisch contact, stuur dan een sommatie. Bij deze sommatie benoem je dat je extra administratiekosten in rekening brengt en dat het factuurbedrag wordt verhoogd met de wettelijke rente.

• Incassoprocedure

Heb je een sommatie gestuurd en betaalt de klant nog niet, schakel dan een incassobureau in. Omdat een incassobureau geen relatie heeft tot jouw klant, kan zij vol op de zaak springen. Het incassobureau zal er alles aan doen om jouw geld alsnog te innen.

Controleer voordat je een incassobureau inschakelt of het betrouwbaar is. Dit doe je door na te gaan of het aangesloten is bij het NVIO (Nederlandse Vereniging voor Incasso-Ondernemingen).

• Gerechtelijke procedure

Lukt het ook via het incassobureau niet om het geld te innen, dan staat de optie open om beslag te laten leggen op de bezittingen van de debiteur. Hiervoor heb je een gerechtelijk document nodig. Dit vraag je aan bij de rechter.

Zorg dat jouw dossier in orde is, want de rechter wil alles zien.

Incassodocumenten

Het mag duidelijk zijn dat het belangrijk is dat de juiste juridische stappen worden gezet in het geval dat sprake is van een slecht betalende debiteur en dat een dossier wordt opgebouwd.

Op het platform van Recht Direct kun je terecht voor een standaard betalingsherinnering, aanmaning en sommatie. De formulering van een sommatie en het berekenen van bijkomende kosten is best lastig. Voor een vast bedrag doen wij dit voor je.

Schakel Recht Direct in

Heb je vragen? Gedoe met een debiteur? Wij helpen je graag! Neem contact op met Aimy voor een vrijblijvend gesprek via aimy@rechtdirect.nl of bel: 085 008 11 80.

 

 

Bij het samenstellen van dit artikel/deze nieuwsbrief is geen rekening gehouden met eventuele bijzondere van toepassing zijnde wetgeving en afspraken zoals opgenomen in de CAO en/of (arbeids)overeenkomst. Daarbij is rekening gehouden met de wetgeving die op het moment van het schrijven van de tekst geldend is. Het kan dus zijn dat, met de veranderende wetgeving, de inhoud later achterhaald is. Mocht je de informatie in de praktijk willen hanteren, neem dan van tevoren even contact op met een van de juristen van Recht-Direct zodat zij je goed kunnen informeren.