Mailbox van ex-werknemer inzien? Volg deze regels

31-10-2023 - Als een werknemer het bedrijf verlaat, kan het slim zijn om het e-mailaccount niet meteen te sluiten. Soms komen er nog belangrijke e-mails binnen, zoals berichten van klanten en partners. In de praktijk worden deze e-mails vaak doorgestuurd naar een collega die ze kan afhandelen. Maar er zijn regels die je moet volgen om de privacy van de ex-werknemer te beschermen.

De case

In een Belgische zaak heeft de desbetreffende onderneming tot 2019 het zakelijke e-mailadres van een ex-medewerker gebruikt. De betreffende bestuurder was echter al eind 2016 uit dienst getreden. De mailbox omvatte meerdere e-mailadressen met alleen zijn voornaam of voornaam en achternaam. In de mailboxen stond zowel professionele, als persoonlijke vertrouwelijke informatie.

De onderneming heeft nagelaten de afzenders te informeren dat de mailboxen niet meer werden beheerd door de genoemde personen. De berichten werden automatisch doorgestuurd naar een ander e-mailadres.

Volgens de toezichthouder bestaat er op deze manier een reëel risico dat vertrouwelijke informatie van zowel ontvanger (de vertrokken medewerker) als verzender (die misschien niet op de hoogte is van het vertrek) terechtkomt bij personen voor wie deze informatie niet bestemd is. Dit was in strijd met Europese privacyregels en daardoor is deze uitspraak ook van toepassing in Nederland.

De onderneming betoogde dat ze belangrijke professionele berichten niet wilde verliezen, omdat de betrokken personen sleutelposities hadden. Dit argument overtuigde de toezichthouder echter niet. Het resultaat: een boete van €15.000 en de verplichting om beleid te maken voor het afsluiten van mailboxen van voormalig bestuurders en medewerkers.

 

Wat betekent dit nu echt voor jou?

Mailboxen van ex-werknemers moeten in principe uiterlijk op de datum van vertrek van de betrokken medewerker worden afgesloten. Van tevoren moet de medewerker daarvan op de hoogte worden gebracht. Gedurende een redelijke termijn na deze datum, mag de onderneming er wel voor kiezen om de mailbox aan te houden in combinatie met

een automatische antwoordmail. Hierin staat vermeld dat de betrokken persoon niet langer aanwezig is binnen de onderneming.

Over het algemeen is een termijn van zes maanden na het vertrek van de werknemer als aanvaardbaar voor het behoud van de mailbox. Het is wel erg afhankelijk van de functie en verantwoordelijkheden van de persoon.

Na deze periode moet de onderneming het account definitief sluiten en alle gegevens volledig verwijderen. E-mails die nodig zijn voor de bedrijfsvoering kunnen alleen worden bewaard vóór het vertrek van de betrokkene en in zijn of haar aanwezigheid.

Volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming is het toegestaan om toegang te krijgen tot de zakelijke e-mails van (voormalige) medewerkers, op voorwaarde dat er een geldige reden voor bestaat. Hierbij is het noodzakelijk om een zorgvuldige afweging te maken tussen het belang van jouw bedrijf bij het raadplegen van deze e-mails en de privacybelangen van de betreffende werknemer.

Dat ligt anders bij privémail. Ook wanneer privémail binnenkomt nadat de werknemer is vertrokken, dien je deze ongeopend te laten.

 

Ons advies

Wij adviseren om beleid op te stellen rondom het inzien van e-mails en bewaren van e-mailaccounts na de uitdiensttreding van werknemers. Het opstellen van beleid is belangrijk om zowel de belangen van het bedrijf, als de privacy rechten van ex-werknemers te waarborgen. Wij van Recht Direct kunnen jou daar uiteraard mee helpen!

 

Schakel Recht Direct in

Heb je vragen? Wij helpen je graag! Neem contact op met een van onze juristen via juristen@rechtdirect.nl of bel: 085 008 11 80.

 

Bij het samenstellen van dit artikel/deze nieuwsbrief is geen rekening gehouden met eventuele bijzondere van toepassing zijnde wetgeving en afspraken zoals opgenomen in de CAO en/of (arbeids)overeenkomst. Daarbij is rekening gehouden met de wetgeving die op het moment van het schrijven van de tekst geldend is. Het kan dus zijn dat, met de veranderende wetgeving, de inhoud later achterhaald is. Mocht je de informatie in de praktijk willen hanteren, neem dan van tevoren even contact op met een van de juristen van Recht-Direct zodat zij je goed kunnen informeren.