Verwerking van persoonsgegevens bij loonbeslag. Wat moet je doen?

19-06-2023 - Een deurwaarder kan beslag leggen op het loon van een van je werknemers als deze de rekeningen niet meer kan betalen. Je wordt hier als werkgever over geïnformeerd via een beslagexploot. In het beslagexploot wordt onder andere gemeld op welk deel van het loon beslag wordt gelegd. Ook staan er in het beslagexploot persoonsgegevens. Je hebt bepaalde plichten met betrekking tot de bewaring van deze persoonsgegevens.

De vraag:

Waar moet je als werkgever rekening mee houden bij de verwerking van persoonsgegevens bij een loonbeslag?

 

Het antwoord:

• Ten eerste dient de verwerking van persoonsgegevens noodzakelijk te zijn. Dit kun je beoordelen door je af te vragen of je een wettelijke reden hebt om ze te bewaren. De meest gebruikte grondslagen zijn: toestemming, uitvoering van een overeenkomst, wettelijke verplichting of gerechtvaardigd belang. Zo is het bijvoorbeeld noodzakelijk om het loonbeslag op te nemen in de salarisadministratie om aan je wettelijke verplichting te voldoen. Het verwerken van deze persoonsgegevens is dan ook toegestaan.
• Daarnaast hangt aan het bewaren van persoonsgegevens een bepaalde termijn. Persoonsgegevens mogen namelijk niet langer bewaard worden dan noodzakelijk. Aan het bewaren van bepaalde persoonsgegevens hangt een vaste termijn. Zo dient loonadministratie zeven jaar bewaard te worden. Als het gaat om loonbeslag kun je hierbij denken aan afdrachten en loonspecificaties, maar ook daarmee samenhangende documenten zoals het beslagexploot. Bij overige documenten moet je bedenken of je de gegevens nog wel nodig hebt. Zo niet, dan dien je de gegevens te verwijderen.
• Het verwerken van loonbeslaggegevens is gevoelig. Je moet er als werkgever dus voor zorgen dat enkel bevoegde mensen deze in kunnen zien. Zorg er daarnaast voor dat je de verwerking van persoonsgegevens vastlegt in een privacyverklaring en het register van verwerkingsactiviteiten.

 

Recht Direct helpt echt

Twijfel jij nu of jij alles op de juiste manier doet of heb je een andere vraag? Wij helpen je graag! Neem contact op met onze juristen via juristen@rechtdirect.nl of bel: 085 008 11 80.

Bij het samenstellen van dit artikel/deze nieuwsbrief is geen rekening gehouden met eventuele bijzondere van toepassing zijnde wetgeving en afspraken zoals opgenomen in de CAO en/of (arbeids)overeenkomst. Daarbij is rekening gehouden met de wetgeving die op het moment van het schrijven van de tekst geldend is. Het kan dus zijn dat, met de veranderende wetgeving, de inhoud later achterhaald is. Mocht je de informatie in de praktijk willen hanteren, neem dan van tevoren even contact op met een van de juristen van Recht-Direct zodat zij je goed kunnen informeren.